La normativa del protocollo riservato
Normativa del protocollo riservato: c’è molta confusione in merito a questo atto, perché sono diverse le leggi che sono intervenute nel corso degli ultimi anni per richiedere il protocollo di una comunicazione riservata tra il dirigente scolastico e le varie figure che ruotano attorno al mondo della scuola: insegnanti, genitori, studenti e personale amministrativo. Facciamo chiarezza con una guida pratica sull’argomento.
Normativa protocollo riservato: cosa dice
Il protocollo riservato è uno strumento amministrativo che permette di conservare una copia non modificabile di eventuali comunicazioni fatte direttamente al dirigente scolastico, senza violare la segretezza di chi ha redatto quel documento.
Questa pratica amministrativa risale al Decreto Regio n. 965 del 1924 e, in particolare, lo si trova negli articoli 11 e 85 di questo decreto. All’inizio, era compito del dirigente scolastico conservare tutte le lettere e indicarle in un registro.
Lo stesso decreto indicava come fosse importante ottenere il protocollo ordinato di tutti gli atti di ufficio, tranne quelli a carattere riservato. La questione ritorna a galla nel 1998, quando il D.P.R. n. 428 indica la necessità di avere un protocollo informatico per gestire tutte le pratiche amministrative della scuola, tra cui anche il protocollo riservato
Infatti, il protocollo informatico viene reso obbligatorio così a tutte le amministrazioni pubbliche, inclusa la scuola.
Questa formula di normativa protocollo riservatocambia due anni dopo, quando, con il D.P.R. del 28 dicembre 2000 (art.77, n. 444-445) si chiede alle pubbliche amministrazioni di protocollare su carta qualsiasi comunicazione solo dopo la lettura del dirigente scolastico entro la giornata lavorativa in cui questo protocollo viene richiesto.
In questo modo, si veniva incontro alle esigenze di chi chiedeva il protocollo della comunicazione riservata con il dirigente scolastico e riceveva un secco “No” da parte dell’amministrazione della scuola. Due giorni dopo viene abrogato dal Parlamento il D.P.R. n. 428 del 1998: con il D.P.C.M. del 31 dicembre 2000 questa nuova normativa va a definire le prime pratiche di protocollo informatico, che si vanno poi delineando con il D.P.C.M. del 3 dicembre 2013 (che mostra tutte le regole di protocollo).
Nel comma 5 dell’art. 7 della legge del 2013 si dà un giorno lavorativo in più all’amministrazione per fare il protocollo, ma la si costringe a farlo con supporto informatico. Nel frattempo che si susseguono le normative, arriva la posta certificata che va a modificare anche le procedure di normativa protocollo riservato.
Infatti, nel decreto legislativo del 30 dicembre 2010 n. 235, all’articolo 33 comma 1 si stabilisce che non c’è più bisogno del protocollo, perché basta inviare la comunicazione al dirigente con la PEC e richiedere una ricevuta digitale, che possa confermare l’avvenuta ricezione al posto del protocollo.
Cosa deve fare oggi un genitore che voglia parlare con il protocollo riservato al dirigente scolastico? Può inviare una PEC al dirigente, oppure richiedere il protocollo inviando la lettera in busta chiusa direttamente all’amministrazione. Questa avrà il compito di consegnarla al dirigente e di protocollarla successivamente. In più, l’amministrazione avrà l’obbligo di fare una fotocopia della lettera con la data di protocollo e di riconsegnarla al mittente per ricevuta.
Normativa protocollo riservato : c’è obbligo di protocollo?
L’obbligo di protocollo cartaceo non c’è, ma questo continua a essere regolarmente praticato dalle amministrazioni. Per andare sul sicuro, conviene inviare una PEC direttamente al dirigente scolastico, inserendo come oggetto: “Al protocollo riservato del dirigente scolastico” e richiedendo direttamente alla PEC una ricevuta di ritorno valida (basta spuntare l’opzione “Consegna di ricevuta”). A quel punto, si potrà inserire in busta chiusa la stessa comunicazione, e indicare sempre la dicitura: “Al protocollo riservato del dirigente scolastico” all’amministrazione senza ulteriori riferimenti.
L’amministrazione provvederà a protocollare e a rilasciare ulteriore ricevuta cartacea. Se l’amministrazione si rifiutasse di farlo, ci sarà sempre la PEC a provare l’avvenuta comunicazione e a garantire la riservatezza del genitore, o di chiunque altro nell’ambito scolastico voglia inviare una comunicazione al dirigente rispettando la normativa sul protocollo riservato.